Programa de premiação: como pagar sem risco trabalhista

Muitas empresas pagam seus funcionários por fora; não por desonestidade, mas por desconhecimento. O sócio faz um Pix no fim do mês para o vendedor que se destacou. O envelope de dinheiro aparece na sexta-feira. O depósito avulso vai para quem entregou além do esperado. A lógica é sempre a mesma: recompensar sem recolher imposto sobre isso. O que o empresário não sabe é que existe uma forma de fazer isso dentro da lei e sem risco trabalhista.

Existe. A reforma trabalhista de 2017 regulamentou expressamente essa possibilidade no art. 457, §4º da CLT. Quando estruturado corretamente, o programa de premiação para funcionários não integra o salário, não incide INSS e não incide FGTS. O funcionário recebe mais. Com isso, a empresa gasta menos. E tudo dentro da lei.

Porem, o problema é que a maioria das empresas não estrutura corretamente.

O que a lei diz sobre premiação de funcionários

Com efeito, a CLT define premiação como liberalidade concedida pelo empregador em razão de desempenho superior ao ordinariamente esperado. Três elementos, portanto, são centrais nessa definição: liberalidade, desempenho e excepcionalidade.

Liberalidade significa que o pagamento não pode ser obrigatório nem previsível. A empresa que paga todo mês, no mesmo valor, para os mesmos funcionários deixa de pagar premiação e passa a pagar salário disfarçado. Afinal, a Receita Federal e a Justiça do Trabalho analisam o padrão de pagamento, não o nome que se deu a ele.

Desempenho superior ao ordinariamente esperado é o segundo requisito. A premiação precisa estar vinculada a um resultado que vai além do que já é esperado da função. Atingir a meta de vendas, por exemplo, não configura desempenho excepcional, mas sim o resultado esperado, de modo que deve ser remunerado pela comissão. Na prática, premiação é para quem superou a meta em percentual expressivo, reduziu custos além do projetado, entregou um projeto antes do prazo com resultado acima do padrão. Portanto, o pagamento sem critérios objetivos que evidenciem essa superação, não é premiação, mas sim remuneração.

Excepcionalidade, por fim, significa que não pode ser um rotina fixa. Quando o funcionário passa a esperar receber todo mês, como se fosse parte do salário, a Justiça do Trabalho identifica essa habitualidade e, com isso, integra o valor à remuneração, condenando a empresa a pagar todos os encargos fiscais e previdenciários decorrentes.

O risco de continuar pagando por fora

O que parece informal vira passivo formal

O pagamento por fora não é invisível. Deixa rastro em extrato bancário, em mensagem de WhatsApp e, inclusive, em depoimento de testemunha em reclamação trabalhista. Tanto que, em processos de reconhecimento de verbas, uma das primeiras perguntas que se faz ao empregador é sobre pagamentos fora da folha.

Quando identificado, o pagamento por fora é requalificado como salário. Com isso, retroage a todo o período da prestação de serviço. Também arrasta INSS patronal, FGTS, reflexo em férias, 13º salário, aviso prévio e eventuais horas extras calculadas sobre base maior. O que o empresário pagou informalmente para economizar torna-se, na Justiça do Trabalho, muito mais caro do que teria sido se pago corretamente desde o início.

A Receita Federal também olha para isso

A par disso, há o risco fiscal. Pagamentos não documentados não aparecem na contabilidade como despesa dedutível. De modo que se o pagamento não existe no papel, a empresa fica impedida de abater do lucro tributável. Assim, o empresário paga o encargo trabalhista que poderia ter evitado e ainda perde a dedução que teria direito se tivesse feito tudo certo.

Como estruturar um programa de premiação para funcionários

Os quatro elementos que uma premiação precisa ter

Para que o programa de premiação seja válido como liberalidade isenta de encargos, quatro elementos precisam estar presentes e documentados.

Primeiro, critérios objetivos e previamente definidos. A empresa precisa estabelecer, antes do período de avaliação, o que será medido e qual o resultado que gera direito à premiação. Meta de faturamento, volume de atendimentos, índice de satisfação do cliente, redução de retrabalho: qualquer critério funciona, desde que seja claro e verificável.

Segundo, ausência de habitualidade. O programa de premiação pode ser recorrente, trimestral, semestral ou anual, desde que a premiação não seja garantida. Se a meta não for atingida, não há pagamento. Isso distingue a premiação de um adicional fixo disfarçado.

Terceiro, documentação. A concessão da premiação precisa estar registrada: a empresa publica os critérios, apura o resultado e formaliza o pagamento com recibo e lançamento contábil correto. Esse registro é o que sustenta a natureza de liberalidade em caso de questionamento.

Quarto, proporcionalidade entre o desempenho e o valor pago. Premiações desproporcionais ao resultado auferido chamam atenção. O valor precisa ter relação com o critério que o gerou.

O que diferencia premiação de salário disfarçado

A linha entre premiação legítima e salário disfarçado não é subjetiva. A Justiça do Trabalho usa critérios objetivos para fazer essa distinção. De fato, o mais importante deles é a habitualidade. Nesse sentido, a empresa que paga premiação todos os meses, independentemente de meta, não está premiando desempenho excepcional. Na verdade, está pagando salário sem encargo. Na verdade, isso tem nome: fraude à legislação trabalhista.

Com efeito, o programa de premiação para funcionários bem estruturado protege a empresa em duas frentes. Primeiro, porque afasta a incidência de encargos sobre o valor pago. Segundo, porque cria documentação que sustenta a natureza da verba em caso de reclamação trabalhista. A empresa que não tem essa documentação não consegue provar que o pagamento foi premiação. Na Justiça do Trabalho, quem não prova, perde.

O que fazer se sua empresa já paga por fora

A empresa que já pratica o pagamento informal tem duas opções. Regularizar antes que o problema apareça, estruturando o programa de premiação corretamente e documentando a partir de agora. Ou continuar exposta ao risco de que um ex-funcionário, em uma reclamação trabalhista, traga à tona os pagamentos informais dos últimos anos.

A regularização, porém, não apaga o passado. Porém, interrompe o acúmulo. E demonstra, em caso de processo, que a empresa reconheceu o problema e adotou postura de conformidade. E isso conta.

O que não funciona é tentar estruturar isso de forma improvisada. A linha entre premiação válida e salário disfarçado é técnica. Quem traça essa linha incorretamente, portanto, não economiza encargo nenhum. Pelo contrário, acumula passivo com a aparência de conformidade. Por isso, a estruturação precisa ser feita com assessoria jurídica que conheça tanto os requisitos da CLT quanto o impacto tributário de cada escolha. Do contrário, o programa de premiação vira, na prática, mais um risco.

Para entender como outros aspectos da remuneração impactam o passivo trabalhista e fiscal, leia também nosso artigo sobre auditoria trabalhista. Para outros materiais sobre gestão trabalhista empresarial, acesse nossa página de publicações.