Auditoria trabalhista: o passivo que sua empresa não vê

A maioria das empresas que procura auditoria trabalhista já tem um processo na Justiça do Trabalho ou recebeu uma autuação do Ministério do Trabalho. Isso, porém, é tarde demais. Não porque o problema não possa mais ser resolvido, mas porque o que aparece na reclamação trabalhista já cresceu. E parte desse crescimento é fiscal.

A auditoria trabalhista não é uma revisão de CLT. É, na prática, um diagnóstico fiscal indireto. A grande maioria dos problemas que ela encontra produz efeitos tributários diretos: INSS não recolhido, FGTS descoberto, IRRF calculado sobre base errada, contribuições a terceiros sonegadas sem que a empresa soubesse. O risco trabalhista e o risco fiscal não são dois problemas separados. São, portanto, o mesmo problema com duas contas.

O que uma auditoria trabalhista realmente analisa

Por Dra. Rita Barros Ramos

A folha de pagamento é onde começa tudo

A rubrica mais subestimada na gestão trabalhista é a natureza jurídica de cada verba paga ao empregado. Para o empresário, é uma linha na folha. Para a Receita Federal e para a Justiça do Trabalho, é a definição de quanto incide de INSS, FGTS e Imposto de Renda.

A distinção central é esta: verbas de natureza salarial integram a base de cálculo de todos os encargos. Verbas de natureza indenizatória, não. Essa classificação, porém, não é simples. Tickets de alimentação pagos em dinheiro sem previsão normativa, comissões e prêmios estruturadas de forma irregular, gratificações habituais, horas extras não pagas: todas essas situações podem ser requalificadas como remuneração. Quando isso acontece, a conta da Receita Federal vem junto com a da Justiça do Trabalho.

Com efeito, contratos PJ irregulares são ponto crítico em qualquer auditoria trabalhista. Quando há reconhecimento de vínculo empregatício, o passivo previdenciário é automático e retroage a todo o período da prestação de serviço. Afinal, a Receita Federal pode cobrar esse passivo de forma independente, sem aguardar o desfecho da reclamação trabalhista. Tanto que, em muitos casos, a autuação fiscal chega antes da sentença trabalhista.

PLR mal estruturada: o benefício fiscal que virou risco

A Participação nos Lucros e Resultados é um dos instrumentos mais eficientes de remuneração variável do ponto de vista tributário. Quando bem estruturada, há isenção de INSS e de IRRF. Do contrário, ela perde a isenção e passa a integrar a remuneração. A consequência é incidência plena de contribuições previdenciárias sobre todos os pagamentos realizados, retroativamente.

A bem da verdade, a maioria das empresas que usa PLR não tem acordo sindical formalizado corretamente e, muitas vezes, não respeita a periodicidade mínima de pagamento ou estrutura os critérios, de forma que não se sustenta como resultado da empresa para fins da lei. A auditoria trabalhista identifica esse risco antes que o fiscal da Receita identifique.

O que o passivo fiscal esconde — e por que ele cresce sozinho

Por Dr. Diego Ramos

A Receita Federal não espera a Justiça do Trabalho

Equivoca-se a empresa que imagina poder aguardar o desfecho trabalhista antes de se preocupar com o risco fiscal. A Receita Federal tem competência própria para lavrar auto de infração com base na legislação tributária, independentemente de qualquer decisão trabalhista. O art. 116 do Código Tributário Nacional autoriza a desconsideração de negócios jurídicos formalmente estruturados quando o objetivo é suprimir tributação. Na prática, o contrato PJ irregular pode gerar autuação fiscal mesmo que a empresa nunca tenha sido processada na Justiça do Trabalho.

A par disso, quando há acordo ou condenação trabalhista, a execução das contribuições previdenciárias é automática. O TST firmou entendimento de que o recolhimento previdenciário sobre acordos homologados é obrigação constitucional. Portanto, o acordo trabalhista que parece encerrar o problema frequentemente abre uma nova cobrança.

O que muda quando a auditoria é feita pelos dois lados

A auditoria trabalhista conduzida sem atenção ao reflexo tributário entrega um relatório incompleto. De fato, o ponto mais crítico é o seguinte: ela identifica o risco de reconhecimento de vínculo, mas não dimensiona o passivo previdenciário que esse reconhecimento gera. Igualmente, aponta o pagamento irregular de benefícios e detecta a PLR mal estruturada. Não quantifica o que ficou descoberto.

Nesse sentido, a diferença de uma auditoria que considera o reflexo tributário é esta: a empresa sai do diagnóstico sabendo não apenas quais são os riscos, mas qual é o custo real de cada um deles. Uma empresa que sabe que o passivo trabalhista de um contrato PJ irregular é R$ 80 mil, mas que o passivo previdenciário reflexo soma mais R$ 120 mil, toma uma decisão diferente. Diferente de quem só vê metade do número.

O que a auditoria trabalhista encontra — e o que fazer com isso

Quanto maior o tempo, maior o passivo

O passivo previdenciário não prescreve no mesmo prazo que o trabalhista. Enquanto a reclamação trabalhista tem prazo de dois anos após a extinção do contrato, com limite de cinco anos, a cobrança previdenciária pode retroagir em prazos mais longos. Com isso, a empresa que posterga a auditoria não compra tempo, mas sim, acumula passivo.

Os pontos que mais aparecem e que produzem impacto fiscal direto são, sistematicamente, os mesmos: classificação incorreta da natureza de verbas pagas, contratos PJ com elementos de subordinação, PLR sem estrutura legal, benefícios em pecúnia sem previsão normativa, horas extras habituais não pagas e terceirização com irregularidade previdenciária no prestador. Afinal, cada um tem um passivo trabalhista e um passivo fiscal que crescem juntos.

A decisão de fazer auditoria trabalhista não é jurídica

A decisão de contratar uma auditoria trabalhista, na verdade, não é uma decisão jurídica. É uma decisão de gestão de risco. A questão não é se a empresa tem problemas. A maioria tem, mesmo sem saber. A questão é quanto esses problemas já custam. E quanto vão custar se descobertos pelo caminho errado: por uma reclamação, por uma fiscalização ou por um comprador em due diligence que encontra o passivo antes de fechar o negócio.

A auditoria trabalhista não elimina o passivo que já existe. Mas permite que a empresa decida o que fazer com ele. Antes que alguém decida por ela.

Para entender como o risco dos contratos PJ se conecta ao passivo previdenciário, leia também nosso artigo sobre pejotização e contrato PJ. E para outros materiais sobre direito trabalhista e tributário empresarial, acesse nossa página de publicações.